Kancelarija bez papira?

Zbogom, fascikle i faks mašino? Srpski san o ‘kancelariji bez papira’ i večiti ‘fali ti jedan papir’

Kancelarija bez papira – digitalna realnost ili srpski mit?

Zvuči kao naučna fantastika za sve nas koji smo odrasli u kancelarijama gde su se papiri gomilali brže nego što su se šume sekle da ih nadoknade. Zamislite scenu: police prepune registratora koji prete da se sruše, stolovi zatrpani dokumentima, fioke koje jedva zatvarate od silnih izveštaja, potvrda i ko zna čega sve ne. Kante za smeće su se punile brzinom svetlosti, a sekač papira je radio prekovremeno, uništavajući dokaze o nekadašnjoj vladavini celuloze.

Ali, onda je došla nova era. Era računara, interneta, digitalnih dokumenata. Era u kojoj su vizionari, poput onih iz giganta kao što je Microsoft, počeli da propovedaju Jevanđelje „kancelarije bez papira“. Ideja je jednostavna: sve digitalno! Dokumenti su fajlovi, komunikacija je imejl, arhiviranje je u oblaku, a potpis… e, o tome ćemo kasnije. Svrha je bila jasna: brže, efikasnije, ekološkije, a vala i da nam spasu leđa od tegljenja registratora.

Microsoftov san vs. naša java

Microsoft, sa svojim paketom Office programa i kasnije rešenjima za rad u „oblaku“, zaista jeste bio jedan od glavnih zagovornika i pokretača ove ideje. Njihov softver je u teoriji omogućio da svi ti silni dopisi, tabele i prezentacije postoje samo kao nule i jedinice na nekom serveru, dostupni bilo kad i bilo gde. Deluje logično, zar ne? Umesto da štampate 50 stranica i šaljete ih poštom, pošaljete jedan mejl. Umesto da tražite u arhivi satima, ukucate ključnu reč i fajl se pojavi za sekund.

E, sad, pređimo na naš teren, na Srbiju. Dok su neke progresivne firme oberučke prihvatile digitalizaciju (barem unutar svojih zidova), realnost šire administracije i mnogih tradicionalnih firmi i dalje je duboko ukorenjena u – papiru.

Da se razumemo, napravili smo mi korake napred. Elektronsko bankarstvo je postalo norma (zbogom redovima u banci, bar delimično!), sve više komunikacije ide imejlom, digitalni potpis postaje sve prisutniji. Ali… uvek postoji to „ali“.

Večiti „fali ti jedan papir“ (ft1p)

Najveći neprijatelj „kancelarije bez papira“ u Srbiji nije tehnologija. Nije ni cena softvera. Najveći neprijatelj je mentalitet i, budimo iskreni, birokratija koja je godinama hranjena isključivo papirom.

Koliko ste puta doživeli scenu (ili čuli za nju): dođete da završite nešto, sve imate spremno u digitalnom obliku, spremni ste da kliknete, pošaljete, podelite… ali sa druge strane šaltera (ili virtuelnog šaltera) dobijete tu čuvenu rečenicu, simbol srpske administracije: „Fali ti jedan papir“. Skraćeno i svima poznato kao – ft1p.

Taj famozni ft1p može biti bilo šta: original umesto kopije, kopija umesto originala, potpis koji nije plavom hemijskom, pečat koji fali na milimetar od predviđenog mesta, izvod iz nečega star samo par sati, a ne par minuta… Spisak je beskonačan i često deluje kao da se smišlja u hodu, samo da bi se opravdalo postojanje brda papira.

Taj ft1p nas vraća korak unazad, tera nas da pokrećemo štampače, da jurimo potpise, da ,,obijamo,, šaltere i vadimo dokumenta koja su možda već digitalno dostupna negde, ali eto – „pravilo je takvo, mora original“.

Može li bez papira?

Pitanje koje visi u vazduhu je: možemo li zaista doći do kancelarije koja je potpuno bez papira u našem kontekstu? Tehnološki – da, odavno. Birokratski i mentalitetski – e, tu jleži zec u grmu.

Ideja Microsofta o digitalnoj kancelariji je sjajna i u mnogome nam je olakšala posao. Sve više stvari može da se završi digitalno. Ali dok god postoje procedure koje insistiraju na fizičkom, na „mokrom“ potpisu i pečatu, dok god se sumnja u verodostojnost digitalnog dokumenta bez papirne „podloge“, i dok god ft1p vreba iza ugla, totalni nestanak papira iz naših kancelarija ostaće – san.

Naravno, ne treba biti pesimista. Napredak postoji, digitalizacija je proces koji ide (sporije nego što bismo želeli, ali ide). Možda će generacije koje dolaze, odrasle sa tabletima i pametnim telefonima, lakše prihvatiti svet bez papirnih fascikli. Možda će pritisak odozdo i odozgo (zahvaljujući EU integracijama i zahtevima za efikasnijom administracijom) naterati i poslednje čuvare papirnih tvrđava da popuste.

Do tada, živećemo u nekom hibridnom svetu. Koristićemo digitalne alate za sve što možemo, uživaćemo u brzini i efikasnosti online rada, ali ćemo i dalje čuvati poneki registrator „za svaki slučaj“ i sa blagom strepnjom odlaziti da završavamo poslove, pitajući se: „Da li sam poneo sve? Da mi ne bi zafalio… znate već… taj jedan papir?“.

Snažno podržavam ideju kancelarije bez papira, bar do prve solarne oluje …… Ha…